信頼獲得への道Trust
行政書士は業務の性格上、お客様の財務内容、役員の経歴、家族情報等多くの個人情報に接します。
この知り得た情報を日常業務の中で完全守秘するには、その情報を取扱う職員の問題意識と事業所内での体制がなによりも大切だと考えています。
ここでは当事務所が個人情報の漏洩を防止する為、日常の業務の中でどのような心構えと体制で行っているかご説明をさせていただきます。
人的対応
なんと言いましても私・本人の言動が一番大切になってくるわけで、創業より「お客様の事は一切話さない」事が私のポリシーとなっております。
お客様との会話はもちろんの事、ツイッター・フェイスブック等のソーシャルメディアへの書き込み等においても、その事を十分に意識して行動しております。
職員に対しては採用時に個人情報を取り扱う重要性を説明・納得していただいた上で「個人情報は漏さない事、そしてその義務は退職後も遵守します」との誓約の上採用しております。
又、その後においても適時個人情報に関する教育を実地しております。
業務処理体制での対応
- お客様からお預かりした書類を含めて、進行中の書類は全て専用のボックスに入れて管理をして、散逸・紛失防止を計っております。
- そして、保管してあります書庫は業務終了後には私が施錠いたします。
- 受件しました業務が全て完了しました折には、処理に使用したコピー用紙、CDなどはシュレッダー処理をしております。
- 事務所からの書類・メモリースティック等メディアの自宅等への持出しは一切禁止しております。
- 但し、役所への許可申請の折には専用のカバンに入れて、常時近くに付帯する事を義務付け、万一の事態に備えてココセコムの端末を入れております。
- 来客の目の届く所には顧客名はもちろんの事、それを連想させる表示等は一切しておりません。
- よくホームページ等でお客様の声なるコーナーを設けてPRしているのを見かけますが、当事務所は顧客名も個人情報だと思っております。
- 当事務所から行政書士業務に関して再委託は一切行っておりません。
パソコン・携帯電話等での対応
- Dropbox等オンラインストレージが発達し、誰でもインターネット上にデータを保管する事が出来るようになって来ていますが、インターネット上にアップロードした時点で管理者はデータを閲覧出来てしまいます。当事務所は顧客情報の漏洩に万全を期す為に、自社サーバーを設置して外部ネットワークから独立する事で、大切なお客様の情報をお守りします。
- パソコン等に使用するウィルスソフトは常に最新版に更新しております。
- パソコン等を社外に持ち出す時はパスワードによるロックをかけております。
- 特に携帯電話については、リモートコントロールによる使用不能にできる設定にしております。
- パソコン等にはファイル交換用ソフトはインストールしておりません。
- パソコンのOSはセキュリティーを高める為にupdateの自動更新設置済みです。
- パソコン等を破棄する場合は物理的に破壊する事により、廃棄パソコン等から情報が漏れない様にしています。
- メールを初めて送信する場合にはからメールを送信して、相手に確実に届いていることを確認した上で送信するようにしております。
- 又、相手方の了解が得られればパスワードをかけて送信しております。
- FAXの送信はできる限り登録ボタンを操作していますが、どうしてもFAX番号を押して送信する場合には、誤送信のない様に再確認を義務付けております。
- 漏洩の可能性のあるホテルや駅の有線、無線LANを使用しての業務情報の交信を禁止しております。
- パソコン等のメンテナンスを外部委託する場合には、職員が常に立会います。
以上の様に玉置行政書士事務所はお客様の信頼を獲得するために不断の努力をしております。
玉置行政書士事務所
0120-70-2994
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